文件管理制度（通用20篇）
發(fā)布時間：2024-09-09 06:23 作者：admin 點擊： 【 字體：大 中 小 】
文件管理制度（通用20篇）
在日新月異的現(xiàn)代社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的文件管理制度，希望對大家有所幫助。
文件管理制度 1一、總則：
為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的'正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。
3、總經(jīng)理負責技術文件的批準。
4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產(chǎn)設備無法達到而必須進行更改等。
2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經(jīng)理批準；
3、技術文件更改申請單應包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經(jīng)理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經(jīng)理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經(jīng)理下達技術文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。
文件管理制度 2一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關的文件檔案的'管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
（1）國家有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）、文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
（2）、應根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；
（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內(nèi)文件資料目錄；
（5）、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；
（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；
（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；
五、相關記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋，自發(fā)布之日起實施。
文件管理制度 31、總經(jīng)辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的.清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經(jīng)領導批準后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
文件管理制度 4一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設計變更依據(jù)文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監(jiān)理公司有關文件的`收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進度和施工情況，聯(lián)系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯(lián)系，收集施工技術文件資料。
②與材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。
③與設計部聯(lián)系，收集設計變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據(jù)建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度 5為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規(guī)范化、科學化，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用，根據(jù)國家相關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標及內(nèi)容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。
2、 要對文件的內(nèi)容、份數(shù)、標題等逐一核對，如發(fā)現(xiàn)不符應及時向上級報告。
3、 應及時送交領導，不要擠壓。
4、 應及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。
5、 保存時，要保持文件的完整性。
6、 需上報的文件必須經(jīng)過負責人及法人的.審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經(jīng)辦人等。
7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，并統(tǒng)計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉(zhuǎn)借他人。
11、 對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)安全科長批準后，可以銷毀。
文件管理制度 6，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般應寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：
7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員（一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度 11一、編制目的
通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、適用范圍
本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術規(guī)程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。
三、工作職責
1.項目經(jīng)理負責本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發(fā)布。
2.分管安全副經(jīng)理負責管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。
4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。
5.安全科負責組織標準化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。
四、工作程序
(一)文件的.制定
1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》要求，結(jié)合本項目實際，組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標及安全標準化文件，經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準后發(fā)布、實施。
2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》要求，根據(jù)本公司實際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門負責人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。
(二)發(fā)放管理
1.文件在發(fā)放前，安全科確定發(fā)放范圍。
2.安全科按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》，領取人簽字。
3.當文件破損或字跡不清影響使用時，領取科室、施工隊應寫明原因，經(jīng)科室、施工隊負責人審核、分管安全副經(jīng)理審批后，到安全科辦理更換手續(xù)，交舊領新，文件使用原發(fā)放號。
4.文件丟失，當事人應寫明原因，經(jīng)科室、施工隊負責人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準后，到安全科辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關部門，防止誤用。
(三)文件的修改與修訂
1.文件出現(xiàn)下列情況時，需進行修改或修訂:
1.1文件編制本身重大失誤；
1.2安全標準化運行過程中出現(xiàn)變動；
1.3與上級有關規(guī)定、法令、法規(guī)相悖；
1.4其它情況。
2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時，必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請，項目經(jīng)理批準后，才能進行修改或修訂。
3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。
4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。
5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
(四)文件的評審
1.安全科每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。
2.任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
(五)文件的借閱
1.文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。
2.外來人員需借閱時，必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。
(六)廢止和回收
新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
文件管理制度 12一、文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，實在由辦公室負責。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的。核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應適時送交收進行登記編號保管，不得個人保管，如職工工作需要借閱的.可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，緊要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
文件管理制度 13一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。
9、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。
10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的.同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理交接手續(xù)。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內(nèi)容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通***、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動工作時，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領導繁體字認證后方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經(jīng)監(jiān)事會主席批準方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應結(jié)合監(jiān)事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監(jiān)事會文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。
五、獎懲
(一)對違反本辦法的監(jiān)事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監(jiān)事會內(nèi)部考核分。
(二)對于違反本規(guī)定，給集團或監(jiān)事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監(jiān)事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。
文件管理制度 16（一）總則
，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??；
11、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的`借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理制度 17一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內(nèi)容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
文件管理制度
1）開發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。
3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4）產(chǎn)品維護階段：設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范文件管理制度
認真進行各項文件的'編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度
中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關領導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、責任追究
各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
文件管理制度 181.目的
為了加強對安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責:
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負責所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負責起草有關培訓、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟責任考核等文件的編制。
3.2安全科負責起草有關安全文件的編制。
3.3技術科負責起草有關質(zhì)量、工藝等文件的`編寫。
3.4機動科負責起草有關設備、維護、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負責起草有關生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求:
4.1引用法規(guī)、標準
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標準化評定標準》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》及公司相關標準。
4.2文件編寫要求:
4.2.1簡單說明編寫目的；
4.2(996 007 886 715是什么意思？996、007、886其實是指工作模式，常見于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)中，996指從早上到晚上9點，一周工作六天；007指0點到0點24小時，一周7天上班；886工作制是指從早上8點晚8，一周工作6天，每天工作12小時；715，一周工作7天，每天工作15個小時。這種工作制度是不符合我國勞動法的，但是依然有很多公司在采用這種工作制。).2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；
4.2.3實施活動的主管部門與相關部門的職責和權限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關部門應做些什么，由誰來做，如何做，達到什么標準，信息如何反饋，獎勵與考核等。
4.2.5文件實施日期。
5.文件審批
文件編寫后，由部門負責人核稿后，送交主管廠領導審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次:正常情況下，每年組織評審一次；當出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化；
c)安全生產(chǎn)相關的組織機構發(fā)生重大變化；
d)管理機構的管理職責發(fā)生重大變化時；
6.1.2評審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性；
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應性；
c)與工藝流程和裝置變化的相適應性；
d)安全管理制度之間的相容性和匹配性；
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次:正常情況下，每兩年組織修訂一次。當出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化；
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；
d)組織機構發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責；
e)各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動；
6.2.2修訂組織權限:制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù):
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件，要履行會簽手續(xù)，最后由廠長審批后，修訂版發(fā)布實施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請批準終止。
文件管理制度 19一、文件與資料識別
1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時，必須按標準化要求制定符合標準的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)
2、對外來文件要進行識別與分析，在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時要進行標準性轉(zhuǎn)換，下傳的.文件必須符合標準化文件要求。
3、各種資料的收集、整理要以標準資料格式進行裝訂收藏。
4、對資料的內(nèi)容進行識別分析，不符合標準化要求的要修改完善。
二、文件與資料的管理規(guī)定
1、文件、資料都要按標準格式進行分類、保存、管理。
2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”，登記表格式必須符合標準化要求，并將保存文件下發(fā)登記表存檔。
3、建立文件、資料檔案庫，專人負責管理和保存。
4、借閱、查詢各種資料、文件時，要建立借閱、查詢登記表。
5、文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。
6、若文件、資料需更新、補充、增加，必須經(jīng)過保管員進行操作，非工作人員不得隨意進行修改。
7、妥善保護文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時不得在文件上做任何標記，不得損壞。
8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應的安全措施，保證文件、資料的安全。
文件管理制度 20為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導作用，特訂立本制度。
一、文件管理內(nèi)容緊要包含：
上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的'原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1、凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由辦公室登記簽收。
2、公文的編號保管
（1）、辦公室對上級來文拆封后應適時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。
（2）、公司外出人員開會帶回的文件及資料應適時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保管。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
（1）、凡正式文件均需由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，緊要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立刻辦。
（2）、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
（3）、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特別情況例外）。
4、文件的傳閱與催辦
（1）、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
（2）、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦看法”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
（3）、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
（4）、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應依照公司有關規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應適時歸檔周轉(zhuǎn)。
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