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文件管理制度(15篇)

發(fā)布時(shí)間：2024-08-31 14:56 作者：admin 點(diǎn)擊：【字體：大中小】

文件管理制度(15篇)

在現(xiàn)在社會(huì)，越來越多人會(huì)去使用制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

文件管理制度1

（一）總則

，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列?。?/p>

11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

打上“報(bào)廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要或機(jī)密信息的當(dāng)場撕毀，《文件銷毀申請單》夾放于原登記文件夾中。

四、處罰條例：

對未按上述條款發(fā)放、登記、回收、銷毀文件的，將對部門長和直接責(zé)任人處以10元一次處罰；對遺失文件的將對部門長和直接責(zé)任人給予一頁5元但一次不少于10元不高于30元處罰，對補(bǔ)發(fā)文件給予一頁1元處罰不高于10元處罰。

本規(guī)定由文控中心制定與修改，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)發(fā)放之日起執(zhí)行。

文件管理制度11

一、概述

在現(xiàn)代中小企業(yè)人力資源管理中,薪酬制度的設(shè)計(jì)被認(rèn)為是一項(xiàng)最困難、最敏感、政策性最強(qiáng)的工作。眾多企業(yè)的實(shí)踐表面,員工薪酬制度的設(shè)計(jì)和管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容,它對于保障員工的物質(zhì)利益,激勵(lì)員工的工作熱情,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵(lì)、發(fā)展與留住人才的強(qiáng)有力的工具。

二、中小企業(yè)加強(qiáng)薪酬管理制度的重要性

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,是國民經(jīng)濟(jì)健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要力量。但中小企業(yè)在發(fā)展過程也面臨著不少的問題,如招不到人、留不住人。其中一個(gè)重要原因是中小企業(yè)缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業(yè)沒有形成合理、規(guī)范的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動(dòng)者主要的經(jīng)濟(jì)收入來源，對于勞動(dòng)者及其家庭的生活水平影響很大。一個(gè)國家勞動(dòng)者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要指標(biāo)。一般情況下，各國的國民生產(chǎn)總值大約60%的部分體現(xiàn)為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標(biāo)志之一，對于員工的態(tài)度和行為有著重要的影響。薪酬管理既是維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的常規(guī)工作，又是推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)有力工具。薪酬的決策和管理對于企業(yè)員工隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)營管理和保持競爭優(yōu)勢等影響極大。

薪酬管理作為企業(yè)人力資源管理部門的重要職能和工作過程，通過服務(wù)于企業(yè)人力資源管理的總體發(fā)展戰(zhàn)略，根據(jù)企業(yè)不同時(shí)段的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，設(shè)計(jì)制定一套適用的薪酬制度，采用有效的措施，協(xié)調(diào)薪酬不同要素之間的關(guān)系，通過薪酬制度的貫徹和落實(shí)，對調(diào)整企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)關(guān)系，維系和穩(wěn)定員工隊(duì)伍，不斷地提高員工的專業(yè)素質(zhì)，激發(fā)員工的工作主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性等發(fā)揮著重要的作用。

三、中小企業(yè)薪酬制度及管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.薪酬制度設(shè)計(jì)缺乏戰(zhàn)略思考

根據(jù)現(xiàn)代薪酬理念,薪酬制度是企業(yè)戰(zhàn)略決策的重要組成部分和實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的關(guān)鍵因素,因而薪酬制度的設(shè)計(jì)要與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃相匹配。然而長期以來,薪酬制度設(shè)計(jì)在中小企業(yè)內(nèi)屬于較低層次的規(guī)劃,薪酬制度設(shè)計(jì)與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃缺乏內(nèi)在聯(lián)系。隨著企業(yè)的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸,但很多企業(yè)卻并沒有認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題,以為提高薪酬待遇就能解決問題,以至于在這方面花費(fèi)了大量的人力和財(cái)力,占用了組織的大量資源,但卻對企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)沒有起到太大的作用。因此，在進(jìn)行具體的設(shè)計(jì)之前，要考慮如何使薪酬戰(zhàn)略有效地融入企業(yè)的整體戰(zhàn)略。但很多中小企業(yè)沒有從企業(yè)總體戰(zhàn)略的角度出發(fā)來設(shè)計(jì)薪酬管理系統(tǒng)，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒有關(guān)注什么樣的薪酬最有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略、能夠最大限度地發(fā)揮員工的主動(dòng)性和積極性。

2.薪酬的結(jié)構(gòu)失衡

企業(yè)員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結(jié)構(gòu)失衡主要有兩種體現(xiàn):第一種是整體薪酬結(jié)構(gòu)的失衡。比如在很多民營中小企業(yè)中,福利這一薪酬要素往往沒有引起足夠的重視。薪酬結(jié)構(gòu)失衡會(huì)致使企業(yè)的薪酬制度在運(yùn)行過程中缺乏足夠的靈活性,無法滿足多數(shù)員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長期激勵(lì)的組合效果產(chǎn)生影響。很多現(xiàn)代中小企業(yè),將福利完全變成了保健因素,激勵(lì)效果很差。第二種是各類人員的薪酬單元組合比例失調(diào),如固定工資比例過高,績效工資比例過低,容易導(dǎo)致薪酬的激勵(lì)作用無法有效發(fā)揮。

3.薪酬制度未考慮市場的競爭性

一個(gè)企業(yè)所支付的薪酬水平高低無疑會(huì)直接影響到企業(yè)在勞動(dòng)力市場上獲取勞動(dòng)力的能力強(qiáng)弱。一方面,由于多數(shù)民營企業(yè)受到發(fā)展規(guī)模的限制,難以承受過高的人工成本,即便是面對企業(yè)所急需的人才,也無力支付較高的薪酬,造成民營企業(yè)整體薪酬水平大大低于市場水平;另一方面,在觀念上認(rèn)為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵(lì)作用。這樣,企業(yè)在設(shè)計(jì)薪酬制度時(shí)使薪酬水準(zhǔn)大大低于市場水準(zhǔn)。此外,還沒有其它方面的激勵(lì)補(bǔ)償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的發(fā)展前途。它們導(dǎo)致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展目標(biāo)。薪酬調(diào)查是了解市場通行工資水平的手段。但很多中小企業(yè)只是粗略地考察市場總體薪酬水平。經(jīng)營者對員工的薪酬水平依據(jù)個(gè)人的主觀判斷，經(jīng)常隨意變動(dòng)，甚至不按事先確定的薪酬水平發(fā)放，大大挫傷了員工的工作積極性。

4.薪酬制度中對內(nèi)在薪酬不夠重視

內(nèi)在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質(zhì)和精神需要,相應(yīng)的報(bào)酬方式也應(yīng)該是物質(zhì)和精神報(bào)酬結(jié)合。物質(zhì)激勵(lì)的作用是滿足人類最基礎(chǔ)的需要,但層次也最低,物質(zhì)激勵(lì)的作用是表面的,激勵(lì)深度有限,而精神需要是人類較高層次的需要,精神激勵(lì)是內(nèi)在動(dòng)力。因此,在生產(chǎn)力水平和員工素質(zhì)日益提高的今天,薪酬制度的重心理應(yīng)轉(zhuǎn)移到滿足較高層次需要的精神激勵(lì)上。

四、中小企業(yè)薪酬制度及管理的對策

1.制定戰(zhàn)略性薪酬制度

企業(yè)的戰(zhàn)略會(huì)隨著它服務(wù)市場的變化發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整。在制定戰(zhàn)略時(shí),企業(yè)要考慮到自己的企業(yè)性質(zhì)、發(fā)展方向、企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會(huì)和威脅是什么,決定企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵因素是什么,繼而制定與企業(yè)戰(zhàn)略相適應(yīng)的薪酬制度來推動(dòng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在不同的戰(zhàn)略階段,企業(yè)應(yīng)該適時(shí)改變薪酬制度,使其不斷的適應(yīng)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展,運(yùn)用薪酬的激勵(lì)導(dǎo)向引導(dǎo)員工的行為與企業(yè)的目標(biāo)和戰(zhàn)略一致,最終推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。引入工作評價(jià)環(huán)節(jié)首先，通過工作分析完善工作描述。中小企業(yè)一般缺乏專業(yè)化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過兩種方式來完成：一是向外部咨詢公司求助，目前我國已有不少咨詢公司，這些公司已積累了大量的經(jīng)驗(yàn)，可以幫助企業(yè)快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買職位說明書范例，從中提煉出有用的信息，再結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，完成工作分析。

2.設(shè)置以績效為導(dǎo)向的薪酬結(jié)構(gòu)

企業(yè)薪酬結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)對企業(yè)員工的行為具有一定的導(dǎo)向作用,從而鼓勵(lì)員工產(chǎn)生企業(yè)需要的行為。薪酬具有保健和激勵(lì)兩大功能,剛性薪酬制會(huì)強(qiáng)化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵(lì)功能,鼓勵(lì)員工出工不出力行為。以市場調(diào)查為薪酬設(shè)計(jì)的主要環(huán)節(jié)薪酬調(diào)查是企業(yè)通過搜集信息來判斷其他企業(yè)所支付的薪酬?duì)顩r這樣一個(gè)系統(tǒng)過程，這種信息能夠向?qū)嵤┱{(diào)查的企業(yè)提供市場上的各種相關(guān)企業(yè)向員工支付的薪酬水平和薪酬結(jié)構(gòu)等方面的信息。這樣，實(shí)施調(diào)查的企業(yè)就可以根據(jù)調(diào)查結(jié)果來確定自己當(dāng)前的薪酬水平相對于競爭對手在既定勞動(dòng)力市場上的位置，從而根據(jù)自己的戰(zhàn)略調(diào)整自己的薪酬水平甚至薪酬結(jié)構(gòu)。

3.設(shè)計(jì)具有競爭性的薪酬管理制度

具有市場競爭性的薪酬制度代表了和公司經(jīng)營目標(biāo)一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優(yōu)秀的員工方面具有重要作用。中小企業(yè)可根據(jù)工作崗位、知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作能力和市場供求關(guān)系的差異分配有限人工成本,充分發(fā)揮其效益。對于高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員,市場需求大于供應(yīng)的人員、企業(yè)急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場薪酬水平之上,并為他們提供個(gè)人發(fā)展、工作環(huán)境、便利的條件等非經(jīng)濟(jì)性薪酬。對于一般崗位的人員,由于人數(shù)眾多,市場上的供應(yīng)大于需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位于市場平均水平或以下,保證企業(yè)對貢獻(xiàn)大的人員能夠支付具有市場競爭力的薪酬水平。

4.重視非經(jīng)濟(jì)性報(bào)酬對員工的作用

員工的態(tài)度和行為有助于企業(yè)發(fā)展。因而此時(shí)的薪酬戰(zhàn)略應(yīng)考慮：需要如何做才能吸引和保留企業(yè)所需要的員工隊(duì)伍，通過什么樣的薪酬組合建立員工的責(zé)任感，傳達(dá)企業(yè)戰(zhàn)略。也就是說薪酬體系是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要杠桿，應(yīng)思考怎樣以薪酬戰(zhàn)略去支撐企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

中小企業(yè)編制的職位說明書應(yīng)明確職責(zé)和關(guān)鍵工作任務(wù)，但不需要非常完美。在描述任職者所應(yīng)具備的任職資格時(shí)，要基于企業(yè)的實(shí)際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專畢業(yè)生，就不要設(shè)定為本科。同時(shí)要盡可能理清、規(guī)范工作流程。在此基礎(chǔ)上對各項(xiàng)工作所要求的知識(shí)和技能、工作的復(fù)雜程度等付薪要素進(jìn)行測評，準(zhǔn)確衡量各項(xiàng)工作的價(jià)值來確定付薪標(biāo)準(zhǔn)，以保證員工薪酬水平的內(nèi)部公平性。

中小企業(yè)通過市場調(diào)查來確定具有競爭力的薪酬政策，但并不意味著企業(yè)一定要提供最高的薪酬來吸引人才。由于重要程度不同的職位，給企業(yè)帶來的效益是不一樣的，企業(yè)應(yīng)合理分配有限的人工成本，充分發(fā)揮薪酬的激勵(lì)作用。對于重要的技術(shù)人員、管理人員，可以將薪酬水平定位于市場水平之上;對于一般工作崗位的人員，由于人數(shù)多，替代成本低，則薪酬水平可與市場平均水平相近或略低，以保證企業(yè)有能力支付給重要崗位人員具有市場競爭力的薪酬水平。

通過滿足員工的高層次需求來達(dá)到提供更大激勵(lì)的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵(lì)因素則是對員工的滿意產(chǎn)生影響的主要因素。只有足夠的激勵(lì)因素才能讓員工滿意，從而激勵(lì)績效的產(chǎn)生，激勵(lì)因素主要是一些內(nèi)在報(bào)酬，包括成就、認(rèn)可、晉升、工作責(zé)任等等。

使薪酬與績效有更緊密的聯(lián)系，企業(yè)績效評估具有影響企業(yè)組織的生產(chǎn)效率和競爭力，為人事決策提供指標(biāo)，有助于員工管理等重要意義。它既是保障并促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制有序運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理目標(biāo)的手段，又是促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展的重要措施。使用透明薪酬制度，實(shí)際上是向員工傳達(dá)這樣一個(gè)信息：公司的薪酬制度，沒有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監(jiān)督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿意，可以提出意見。透明化實(shí)際上是建立在公平公正和公開的基礎(chǔ)上的。具體做法主要有：盡可能采用簡單的方法進(jìn)行職務(wù)評價(jià)，使之容易理解;發(fā)布文件詳細(xì)向員工說明薪酬的制定過程;設(shè)立員工信箱，隨時(shí)解答員工在薪酬方面的疑問，處理員工投訴。

五、結(jié)語

企業(yè)競爭說到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中肩負(fù)越來越重要使命的中小企業(yè)也是如此。引入薪酬管理制度的現(xiàn)代理念、方法和技術(shù),構(gòu)建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業(yè)人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業(yè)由于歷史及現(xiàn)實(shí)的原因,在薪酬制度建設(shè)方面存在著尤為嚴(yán)重的問題,這些問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。中小企業(yè)應(yīng)努力建設(shè)完善的薪酬制度,從而使企業(yè)競爭實(shí)力得到進(jìn)一步提高。

文件管理制度12

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文，以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng)，應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。

7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

（三）、發(fā)文制度：

1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級(jí)部門請示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。

4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

5、對每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

注：本管理制度由土建學(xué)院分團(tuán)委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動(dòng)，以分團(tuán)委辦公室最新制度為準(zhǔn)。

土木工程與建筑學(xué)院分團(tuán)委辦公室

文件管理制度13

為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。

一、上級(jí)來文和外單位來文。辦公室人員對上級(jí)來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細(xì)填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。

四、報(bào)告、請示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。

五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷毀，以免機(jī)密外泄。

六、借閱文件超過八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日

文件管理制度14

1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。

2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

5.作廢文件銷毀時(shí)，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì)，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門審批。

7.質(zhì)量記錄填寫：要求個(gè)部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。

8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。

9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。

10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人***、整理分類并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。

11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行糾正。

文件管理制度15

1、對機(jī)動(dòng)車進(jìn)行二級(jí)維護(hù)、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時(shí)建立維修檔案。

2、維修檔案內(nèi)容主要包括：維修合同、維修項(xiàng)目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)單、竣工出廠合格證（存根）及結(jié)算清單等。

3、檔案存放要有序，查找方便，并應(yīng)做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。

4、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

5、各班組負(fù)責(zé)人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。

6、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時(shí)備份。