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文件管理制度（通用11篇）

隨著社會不斷地進步，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件管理制度 1

眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進行調整。

4、根據(jù)文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般應寫發(fā)文日期；

4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

5、文號

5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。

6、用印

6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8.1文號編碼規(guī)則

8.2《文件編號使用登記表》

8.3《對外發(fā)文登記表》

8.4《對內發(fā)文登記表》

8.5《收文登記表》

8.6《文件處理單》

8.7《傳閱單》

8.8《用印登記表》

8.9對外發(fā)文格式

8.10對內發(fā)文格式

8.11報告總結格式

8.12會議紀要格式

8.13會議記錄格式

9、修訂及實施

9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。

9.2本規(guī)定修訂權在公司。

9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度 6

(一)質量文件包括各類文件、手冊、作業(yè)指導書,有關標準、規(guī)范、規(guī)程,試驗檢驗質量活動記錄等。

(二)建立收發(fā)文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。

(三)質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。

(四)工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統(tǒng)一歸檔上繳項目部。

(五)及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。

(六)內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。

(七)過期資料的銷毀嚴格履行報批手續(xù),并造冊登記入檔。

文件管理制度 7

1、學校各部門對學校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。

2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數(shù)，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。

3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。

5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的.存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。

6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。

文件管理制度 8

機要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類、存儲、訪問、傳輸、銷毀等多個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范員工的行為，防止信息泄露，同時提高信息處理的效率。

內容概述：

1.文件分類與標識：明確各類文件的重要性，如機密、秘密、內部使用等，并設立相應的標識系統(tǒng)。

2.存儲管理：規(guī)定物理存儲和電子存儲的場所，設定訪問權限，確保安全。

3.訪問控制：確定誰可以查看、復制、修改或刪除文件，以及訪問的`審批流程。

4.文件傳輸：規(guī)定安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡等，防止信息在傳遞過程中被截取。

5.使用記錄：建立詳細的文件使用日志，以便追蹤和審計。

6.文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂、更新的流程，保證信息的準確性和時效性。

7.銷毀程序：制定文件的廢棄和銷毀標準，防止過期或不再需要的文件被不當利用。

文件管理制度 9

一、總則

，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；

10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列??；

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的。立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生産經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的'報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷毀

第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

文件管理制度 11

一、目的

為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特訂立本規(guī)定。

二、適用范圍

本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。

三、細則

1、各部門辦公室必需按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。

2、各部門辦公室必需充分利用文件柜的.空間，現(xiàn)場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。

3、文件柜必需定置擺放，文件柜內的物品也必需分類并定置擺放。

4、做好文件柜的標識，實在做到以下兩點。

（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。

（2）文件柜內貼有“物品清單”，且一律貼在右門的左上角。

5、文件柜物品必需按“物品清單”擺放整齊。

6、文件柜內資料必需編號，分類擺放。

7、文件必需裝在文件夾內，文件夾必需有文件目錄及編號。

8、文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報維護和修理，不得擅自撬文件柜。有意損壞者，照價賠償。

10、各部門辦公室必需建立文件柜管理臺賬。

11、各部門辦公室必需于每月月末自查文件柜，將自查結果報有關部門。

12、本規(guī)定由7S活動推行委員會辦公室起草。

13、本規(guī)定接受權屬于“7S檢查小組”。

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